定期報告プロセス/日報登録・上司評価

業務日報は、社員研修としても利用される。文章力の向上と報告作業の定常化を目的として簡易な日報の業務プロセスを定義する。管理者による評価／最終確認が行われ報告プロセスが終了する。

研修の成果として日報の提出回数や提出内容／添削を受けた内容及び管理者による評価が記録され研修終了時に集計され、上司にて研修成果の確認を受けることとなる。(評価プロセスとなる為、本プロセスには含めない)

概要

1. 日報提出者は業務日報の内容をメールにて作成する。
2. 日報提出者は作成したメールを社員研修のトレーナーに送信する。
3. トレーナーはメールの内容を添削し、メールにて日報報告者に対して返送する。
4. 日報提出者は添削されたメールの内容を確認し登録を行う。
5. 登録された内容を管理者が確認しコメント／評価を返す。
6. 管理者のコメント／評価をトレーナー、提出者それぞれ確認する

プロセス担当者

• 任意の部門(any-section@company.com)
  • 管理者(parent-leader-section@company.com)
  • トレーナー(leader-section@company.com)
  • 日報提出者(person@company.com)

研修を行っている社員の業務内容のチェック等のトレーニングを行う先輩社員をトレーナーとして位置づける。

プロセスオーナ

管理者(parent-leader-section@company.com)

日報を用いた研修成果を記録できる業務プロセスである為、管理者主導によるプロセスの設計／管理が行われることが望ましい。

メリット・デメリット

メリット

• プロセスの簡易性
• メールを利用することによる簡易実現

  メールによる提出とメール返信による添削により既存にあるインフラを活用し実行に移し易い。

• 評価の透明性とモチベーションの維持

  研修終了時に最終評価を確認するのではなく毎日、評価を確認することができ、日報を作成する動機付け(モチベーション)を図ることが期待できる。

デメリット

• 実行確認

  日報提出者が起点となる為、メールの提出がなければ日報の提出の有無が誰にもわからない。

• 確認返送後の確認

  添削後に結果を参照するプロセスが無いため、日報提出者が添削返送した内容を確認しているかの確認が行えない。

• 登録時改竄

  メールでの日報に対する指摘のやり取りであるため、登録の際に改竄を行い添削が無かったようにすることができる。

KGI/KPI

デメリットにもあるように「実行確認」が提出の際にとれないという問題がこの業務プロセスには存在する。

最終的に「研修の目的」である「文章力の向上と報告作業の定常化」を達成する為には成果の確認は欠かせないものとなる為、以下に設定事例を記述する。

KGI

• 日報の提出が業務日数の80%以上であること。
• 日報の添削にて修正指摘されている日数が提出日数の80%以内であること。
• 管理者の評価が7以上である日数が提出日数の80%以上であること。

KPI

• 提出回数が18日/月以上であること。
• 日報の添削にて修正指摘されている日数が18日以内であること。
• 管理者の評価が7以上である日数が提出日数の80%以上であること。

副次的な効果として管理者からのコメントをもらうことによる「提出者の報告品質の向上」「トレーナーのコーチング能力の向上」が期待できる。

プロセスダイアグラム例

(注釈)

利用者の判断のみ(システムの介在しない)部分である P1 及び L1 のアクティビティは点線で囲む形で表現している。

プロセスデータ例

• (注)管理者の提出者、トレーナーへのそれぞれのコメントはそれぞれ自分向けでないコメントは参照できない。