定期報告プロセス/日報・ミーティング確認・登録・登録確認・社員研修用・上司評価

業務日報は、社員研修としても利用される。文章力の向上と報告作業の定常化を目的として簡易な日報の業務プロセスを定義する。管理者による評価／最終確認が行われ報告プロセスが終了する。

報告された内容はトレーナーによってチェックされており、ミーティングを起点に報告が行われる為、報告内容の質及び報告実行の確実性が期待される。

概要

1. 1日の業務内容をトレーナーが出席する日報ミーティングにて報告する。
2. 報告の中で指摘された内容やトレーナーの発言した内容を報告者はメモを取る。
3. 日報提出者はミーティングの内容をシステムに用意されているフォームへ入力
4. 入力されたフォームの内容をトレーナーはチェックを行い、コメントを記入する。
5. 報告者はトレーナーのチェック内容を確認する。
6. 登録された内容を管理者が確認しコメント／評価を返す。
7. 管理者のコメント／評価をトレーナー、提出者それぞれ確認する

日報の内容は事前にミーティングにてある程度話し合われ、まとめを報告者が行うことになる。

プロセス担当者

• 任意の部門(any-section@company.com)
  • 管理者(parent-leader-section@company.com)
  • トレーナー(leader-section@company.com)
  • 日報提出者(person@company.com)

研修を行っている社員の業務内容のチェック等のトレーニングを行う先輩社員をトレーナーとして位置づける。

プロセスオーナ

管理者(parent-leader-section@company.com)

日報を用いた研修成果を記録できる業務プロセスである為、管理者主導によるプロセスの設計／管理が行われることが望ましい。

メリット・デメリット

メリット

• プロセスの簡易性
• 開始の担保

  ミーティングより業務プロセスが開始されることから開始が担保できる。

• 評価の透明性とモチベーションの維持

  研修終了時に最終評価を確認するのではなく毎日、評価を確認することができ、日報を作成する動機付け(モチベーション)を図ることが期待できる。

副次的な効果として管理者からのコメントをもらうことによる「提出者の報告品質の向上」「トレーナーのコーチング能力の向上」が期待できる。

デメリット

• 終了遅延の可能性

  日報の承認はトレーナーが行う為、トレーナーの承認が遅れた場合、その日の日報のプロセスは終了しない。

プロセスダイアグラム例

• (注)「P2:日報の作成／編集、承認結果の確認」のイメージは日報を入力するフォーム及びトレーナーより添削された内容を閲覧できるテキストボックスが表示される画面である。
• (注)日報の初回作成時は承認結果の確認は行われず、L2:日報の承認内容の確認と添削の後に承認結果の確認がP2にて行われる。

プロセスデータ例

• (注)管理者の提出者、トレーナーへのそれぞれのコメントはそれぞれ自分宛てでないコメントは参照できない。