ITサービス利用申請プロセス/利用料金経理登録・部門内事前確認・予算確認却下

社内サービス利用を申請しサービス窓口処理、部内で承認の後、経理にてサービス利用料金登録を行うプロセス. 部内での承認を得た後にサービス利用窓口へ登録申請を行う. 部門内で予算を含めた確認を強化し情報システム部からの却下を少なくし、必要があれば申請を取り消す業務プロセス.

概要

 * 1) 利用申請者がサービス利用の申請する.
 * 2) 部長は確認後、部内の予算管理者へ処理依頼を行う.
 * 3) 予算管理者は予算執行情報を更新しサービス担当者へ登録依頼を行う.
 * 4) 情報システム部サービス窓口において申請に基づきサービス利用申請を受理する.
 * 5) サービス担当者はサービス利用登録を行い、利用者、経理部へ通知を行う.
 * 6) 経理部は社内間取引情報の更新を行う.
 * 7) 経理部は更新後、利用申請者／サービス窓口へ完了連絡を行う.

プロセス担当者

 * 任意部門(any-section@company.com)
 * 部長(any-section-leader@company.com)
 * 予算管理者(any-section-accounter@company.com)
 * 申請者(any-section-person@company.com)
 * 情報システム部(informationSystem@company.com)
 * サービス窓口担当者(informationSystem-service@company.com)
 * 経理部(generalAccounting@company.com)
 * 部長(generalAccounting-leader@company.com)
 * 部員(generalAccounting-person@company.com)

プロセスオーナー
情報システム部サービス担当者(informationSystem-service@company.com)

サービス利用の促進を行うミッションも請け負っていることも多く、利用開始までの業務フローを効率よく行う為、業務プロセス内容を管理することが望ましい.

特徴

 * サービス利用申請は基本的に受理される
 * サービス利用は既に予算に組み入れられている為、申請内容や処理上の不備が無い限り受理し処理される. その為、差し戻す処理は最低限にしか用意されていない.
 * 処理効率の良さ
 * ITサービス利用申請プロセス/利用料金経理登録に比して部門内での確認を先に行い、他部署である情報システム部に処理を渡しており、部門間の行き来がすくなくなり効率が良いと言える.
 * 見積誤りの可能性
 * 見積については申請者が調べ、申請を行うこととなるが、ITサービス利用申請プロセス/利用料金経理登録・部門内事前確認に比して部門内での確認が行われる為、見積誤りの可能性は低くなる.
 * 予算不足による申請取消
 * ITサービス利用申請プロセス/利用料金経理登録・部門内事前確認に比して部長の権限により申請の取消が行える. 取消の理由として予算不足による予算調達後に再度申請を行わせる為の仕組みと言える.

プロセスダイアグラム例
digraph obtain_estimate { compound=true; graph [size="10,18",rankdir=LR]; //graph [rankdir=LR]; node [shape=box, style=rounded]; edge [color="#444444", labelfloat=true]; //label text float OFF(=true) subgraph clusters{ labeljust=l; label="任意部門(any-section@company.com)"; subgraph clustersp{ labeljust=l; label="申請者\nany-section-person@company.com"; PS [label="", shape=circle, width="0.3"]; P1 [label="P1:利用申請"]; P2 [label="P2:申請登録確認",style="dotted,rounded"]; PS -> P1 [style=bold,weight=20]; P1 -> P2 [style=invis]; } subgraph clusterl{ labeljust=l; label="部長\nany-section-leader\n@company.com"; L1 [label="L1:申請確認"]; } subgraph clusterc{ labeljust=l; label="予算管理者\nany-section-accounter\n@company.com"; A1 [label="A1:予算執行情報更新"]; } PS -> L1 [style=invis,weight=10]; P1 -> L1 [style=bold,weight=10]; L1 -> P1 [arrowtail=odiamond, label="却下",weight=10,headport=ne,tailport=se]; L1 -> A1 [arrowtail=rcrowlvee, style=bold]; A1 -> L1 [arrowtail=odiamond, label="再検討",headport=ne,tailport=nw] } subgraph clusterg{ labeljust=l; label="経理部(generalAccounting@company.com)"; subgraph clustergp{ labeljust=l; label="部員\ngeneralAccounting-person\n@company.com"; GP1 [label="GP1:利用料金登録"]; } subgraph clustergl{ labeljust=l; label="部長\ngeneralAccounting-leader\n@company.com"; GL1 [label="GL1:利用料金登録確認"]; } GP1 -> GL1 [style=bold,weight=10]; GL1 -> GP1 [arrowtail=odiamond, label="却下",headport=ne,tailport=nw]; } subgraph clusterSI{ labeljust=l; label="情報システム部サービス担当\n(informationSystem-service@company.com)"; SI1 [label="SI1:申請受理"]; SI2 [label="SI2:サービス利用登録"]; SI3 [label="SI3:経理登録確認"]; SIE [label="", shape=circle, width="0.3",style=bold] SI1 -> SI2 [arrowtail=rcrowlvee,style=bold,weight=20]; SI2 -> SI3[style=invis,weight=20]; SI3 -> SIE; {rank=same;SI3,SIE}; } SI1 -> P1 [arrowtail=odiamond, label="再申請"]; SI1 -> GP1 [style=invis]; A1 -> SI1 [arrowtail=rcrowlvee,style=bold]; SI2 -> P2 [style=dotted]; SI2 -> GP1 [style=bold]; GP1 -> SI2 [style=invis]; GL1 -> SI3 [arrowtail=rcrowlvee, label="承認",style=bold]; }