定期報告プロセス/日報登録

業務日報は、社員研修としても利用される. 文章力の向上と報告作業の定常化を目的として簡易な日報の業務プロセスを定義する.

研修の成果として日報の提出回数や提出内容／チェックバックを受けた内容が記録され研修終了時にて上司にて研修結果の確認を受けることとなる. (評価プロセスとなる為、本プロセスには含めない)

概要

 * 1) 日報提出者は業務日報の内容をメールにて作成する.
 * 2) 日報提出者は作成したメールを社員研修のトレーナーに送信する.
 * 3) トレーナーはメールの内容をチェックバックし、メールにて日報報告者に対して返送する.
 * 4) 日報提出者はチェックバックされたメールの内容を確認し登録を行う.

プロセス担当者

 * 任意の部門(any-section@company.com)
 * トレーナー(leader-section@company.com)
 * 日報提出者(person@company.com)

研修を行っている社員の業務内容のチェック等のトレーニングを行う先輩社員をトレーナーとして位置づける.

プロセスオーナ
トレーナー(leader-section@company.com)

業務日報を利用した社員研修においては企業全体で取り組む場合も存在するが、部門内での状況により業務プロセスが変化することが考えられ、部門内で研修対象社員のトレーナーが業務プロセスを決定しているケースが考えられる 本サンプルプロセスにおいては部門内で規定している業務プロセスとして扱う.

メリット

 * プロセスの簡易性
 * メールを利用することによる簡易実現
 * メールによる提出とメール返信によるチェックバックにより既存にあるインフラを活用し実行に移し易い.

デメリット

 * 実行確認
 * 日報提出者が起点となる為、メールの提出がなければ日報の提出の有無が誰にもわからない.
 * チェックバック後の確認
 * チェックバック後に結果を参照するプロセスが無いため、日報提出者がチェックバックを確認しているかの確認が行えない.
 * 登録時改竄
 * メールでのチェックバックのやり取りであるため、登録の際に改竄を行いチェックバックが無かったようにすることができる.

KGI/KPI
デメリットにもあるように「実行確認」が提出の際にとれないという問題がこの業務プロセスには存在します.

最終的に「研修の目的」である「文章力の向上と報告作業の定常化」を達成する為には成果の確認は欠かせないものとなる為、以下に設定事例を記述する.

KGI

 * 日報の提出が業務日数の80%以上であること.
 * 日報のチェックバックにて修正指摘されている日数が提出日数の80%以内であること.

KPI

 * 提出回数が18日/月以上であること.
 * 日報のチェックバックにて修正指摘されている日数が18日以内であること.

プロセスダイアグラム例
digraph developing_capability { compound=true; graph [size="10,5",rankdir=LR]; node [shape=box, style=rounded]; edge [color="#444444", labelfloat=true]; //label text float OFF(=true)

subgraph clusterg{ labeljust=l; label="any-section@company.com(任意の部門)"; subgraph clusterl { labeljust=l; label="leader-section@compay.com(トレーナー)"; L1 [label="L1:日報のチェック \n メールにてチェックバック",style=dotted]; } subgraph clusterp { labeljust=l; label="person@compay.com(日報提出者)"; PX [label="", shape=circle, width="0.2"]; PY [label="",shape=circle, width="0.2", style=bold]; P1 [label="P1:日報の作成 \n メールにて作成",style=dotted]; P2 [label="P2:日報の登録 \n 登録システムに登録"]; PX->P1 [weight=10]; P1->P2 [style=invis]; P2->PY [weight=10]; } P1->L1 [style=dotted]; L1->P2 [style=dotted]; } }

(注釈)
 * 利用者の判断のみ(システムの介在しない)部分である P1 及び L1 のアクティビティは点線で囲む形で表現している.