仮払金申請プロセス/逐次提出・旅費・振込確認

frame|right|仮払金申請プロセス(旅費) 旅費に関する仮払い(前払い)申請を行い、振込による受取を行うプロセス. 管理者の承認による確認から経理部が振込を行う.

概要

 * 1) 申請者が旅費の仮払いを申請する.
 * 2) 担当部署の管理者が仮払い申請を承認する.
 * 3) 経理部は承認された申請内容に基づき振込を行う.
 * 4) 経理部長は振込前後の管理口座の確認を行う.
 * 5) 申請者は振り込まれた旅費を確認する.

プロセス担当者

 * 任意部門(any-section@company.com)
 * 管理者(any-section-leader@company.com)
 * 申請者(any-section-person@company.com)
 * 経理部(generalAccounting@company.com)
 * 部長(generalAccounting-leader@company.com)
 * 部員(generalAccounting-person@company.com)

プロセスオーナー
経理部(generalAccounting@company.com)

仮払いは後日精算する為の概算払いであり、申請内容の確認、承認確認及び現金の移動の処理を確実に行う必要がある. 精算後、適正な勘定科目に振替える必要がある為、組織の現金の出入りを管理する経理部門が担当することが望ましい.

メリット

 * 申請内容の記録化
 * 承認確認及び申請内容の登録の確実性が担保できる.
 * 旅費振込確認の記録
 * 旅費の振込が受取本人によって確認できたことを記録できる.

デメリット

 * 振込から振込確認までの時間
 * 経理部の振込処理から振込確認までの時間は申請者の銀行等の振込確認と結果の入力までの時間が含まれており振込処理と連動しない限り時間を要してしまう可能性がある.
 * 振込先誤りによる処理遅延
 * 振込先の申請内容を誤って申請することにより振込不可となり申請を再度起案しなければならず、申請処理の時間が多く掛かる可能性がある.

プロセスダイアグラム例
digraph obtain_estimate { compound=true; graph [size="10,18",rankdir=LR]; node [shape=box, style=rounded]; edge [color="#444444", labelfloat=true]; //label text float OFF(=true) subgraph clusters{ labeljust=l; label="any-section@company.com(任意部門)"; subgraph clustersp{ labeljust=l; label="any-section-person@company.com\n(申請者)"; SPS [label="", shape=circle, width="0.3"]; SP1 [label="SP1:仮払い申請"]; SP2 [label="SP2:振込確認"]; SPM1 [label="SPM1:承認結果通知 \n (メール)", style="dotted,rounded"]; SPM2 [label="SPM2:振込通知 \n (メール)", style="dotted,rounded"]; SPS -> SP1 [style=bold,weight=10]; SP1 -> SPM1 -> SP2 [style=invis,weight=10]; {rank=same;SPM1,SPM2}; } subgraph clusterl{ labeljust=l; label="any-section-leader\n@company.com\n(管理者)\n\n"; L1 [label="L1:申請承認"]; } SP1 -> L1 [style=bold]; L1 -> SP1 [arrowtail=odiamond, label="却下",tailport=nw,headport=sw]; L1 -> SPM1 [style=dotted]; } subgraph clusterg{ labeljust=l; label="generalAccounting@company.com(経理部)"; subgraph clustergp{ labeljust=l; label="generalAccounting-person\n@company.com(部員)"; GE [label="", shape=circle, width="0.3", style=bold]; G1 [label="G1:申請登録 \n (旅費振込)"]; G2 [label="G2:確認 \n振込完了確認"]; GE [label="", shape=circle, width="0.3", style=bold]; G1 -> G2 [style=invis]; G2 -> GE [style=bold]; } subgraph clustergl{ labeljust=l; label="generalAccounting-leader\n@company.com(部長)"; GL1 [label="GL1:振込確認 \n (管理口座確認)"]; } G1 -> GL1 [style=bold]; } L1 -> G1 [arrowtail=rcrowlvee, label="承認", style=bold,weight=10]; G1 -> L1 [style=invis,weight=10]; G1 -> SP2 [style=bold,headport=w]; SPS -> G1 [style=invis]; SP2 -> G2 [style=bold]; G1 -> SPM2 [style=dotted]; }

プロセスデータ例

 * (注)「予定費用明細」には利用する交通機関、宿泊施設とその費用等、仮払い金を構成する利用明細である.
 * (注)「振込先金融機関」「振込先口座番号」については管理者は閲覧する必要が無い為、閲覧を許可していない.
 * (注)「振込先金融機関」「振込先口座番号」の入力が任意となっているのは、記入が無い場合は給与振込口座へ振り込まれることを想定している.
 * (注)「出納確認コメント」については経理部部内での不正行為防止の為に経理部部長が出納記録の確認を行い、結果を記入することとなっている. チェック結果の記録としてコメント入力を必須としている.