文書作成プロセス/規定書・部門内レビュー

任意の部署内で作成／レビュー／承認を経て規定文書が管理される. 部署内での管理ではあるが文書は社内で統一的に版管理される.

概要

 * 1) 部署内からの改善要望を部長が受信する.
 * 2) 部長より規定書の作成指示が部員へ下命される.
 * 3) 担当者は規定書のドラフトを作成する.
 * 4) 部内にて規定書のドラフトがレビューされる.
 * 5) レビュー結果を元に担当者は規定書のドラフトを修正する.
 * 6) 修正されたドラフトは部長に承認される.
 * 7) 部長より総務部に対し規定書を文書登録システムへの登録依頼が行われる.
 * 8) 総務部により規定書の登録が行われる.
 * 9) 総務部より担当者及び部長へ登録完了の通知が行われる.
 * 10) 登録結果を担当者から部内にメールやミーティングにてアナウンスされる.

プロセス担当者

 * 任意部門(any-section@company.com)
 * 部長(any-section-parent-leader@company.com)
 * 担当者(any-section-leader@company.com)
 * 部員(any-section-person@company.com)
 * 総務部(generalAffairs@company.com)

プロセスオーナー
総務部(generalAffairs@company.com)

文書(規定書)の新規／変更を起案、及び管理を行うのは利用する部門ではあるが、社内統制状況の確認や内部監査を実施する際に版管理が必要となり企業の総合的な管理部門が行うことが多い.

プロセスダイアグラム例
digraph obtain_estimate { compound=true; graph [size="10,18",rankdir=LR]; node [shape=box, style=rounded]; edge [color="#444444", labelfloat=true]; //label text float OFF(=true)

subgraph clusterqc{ labeljust=l; label="any-section@company.com(任意部門)";

subgraph clusterlqc{ labeljust=l; label="any-section-leader@company.com(担当者)"; QC2 [label="QC2:D作成"]; QC4 [label="QC4:DのR結果反映"]; QC8 [label="QC8:規定書\n登録確認"]; QCY [label="", shape=circle, width="0.3", style=bold]; QC2->QC4 [style=invis]; QC4->QC8 [style=invis]; QC8->QCY; }  subgraph clusterpqc{ labeljust=l; label="any-section-person@company.com(部員)\n\n"; QC0 [label="QC0:改善要望",style=dotted]; QC3 [label="QC3:Dのレビュー"]; QC0->QC3 [style=invis]; }  subgraph clustermqc{ labeljust=l; label="any-section-parent-leader@company.com(部長)\n\n"; QC1 [label="QC1:規定書の作成指示"]; QC5 [label="QC5:Dの承認"]; QC7 [label="QC7:規定書\n登録確認"]; QCMY [label="", shape=circle, width="0.3", style=bold]; QC1->QC5 [style=invis,minlen=1]; QC5->QC7 [style=invis]; QC7->QCMY; } QC0->QC1 [style=dotted]; QC1->QC2->QC3 [weight=10]; QC3->QC4 [arrowtail=odiamond, label="指摘有",headport=s,tailport=n]; QC4->QC3 [weight=10,headport=ne,tailport=se]; QC3->QC5 [arrowtail=rcrowlvee,weight=10,tailport=s,headport=e]; QC5->QC3 [arrowtail=odiamond, taillabel="NG",weight=10,tailport=n,headport=w]; }

subgraph clustergen{ labeljust=l; label="generalAffairs@company.com(総務部)"; GEN1 [label="GEN1:規定書登録"]; } QC5->GEN1 [arrowtail=rcrowlvee,tailport=s,headport=w]; GEN1->QC8; GEN1->QC7 [tailport=n]; }

【略称の解説】
 * 「D」は「規定書ドラフト」を指す.
 * 「R」は「レビュー」を指す.