ITソリューション変更プロセス/定期実施・検討会・部門間意見集約・終了指示

frame|right|ITソリューション変更プロセス 組織内で保有しているITソリューションやITサービスの改善を定期的に検討するプロセス. システムを運用する上で組織横断的な意見の収集や合意が必要となる.

概要

 * 1) システム管理部門のシステム改善担当者(以降、担当者)主催による会議が毎月第2月曜日に行われる.
 * 2) 会議内で話し合われた内容が議事録としてまとめられる.
 * 3) 議事録は各部門によって確認され、承認される.
 * 4) 担当者は承認結果を確認し否認がある場合は再度会議を実施する.
 * 5) 全ての部門で承認されることによりシステムの改善内容が決定する.

プロセス担当者

 * 情報システム部(informationSystem@company.com)
 * 部長(informationSystem-leader@company.com)
 * 担当者(informationSystem-person@company.com)
 * 営業部担当者(sales-person@company.com)
 * マーケティング部担当者(marketing-person@company.com)
 * 総務部担当者(generalAffairs-person@company.com)
 * 経理部担当者(generalAccounting-person@company.com)
 * 経営企画室担当者(businessDevelopment-person@company.com)

各部門には担当者が存在し、会議への出席及び部門内の意見集約を行う.

特徴

 * 情報システム部長による検討停止指示
 * 合意形成を優先するプロセスとしても多岐にわたる部門内意見の集約が難航することはしばしばある. 上司の指示により最初から会議をやり直すことを主眼に本プロセスを一旦終了させるケースがある. 担当者は場合によっては情報システム部部長を伴って各部門と調整の上、定例会議をやり直すこととなる.

プロセスオーナー
情報システム部部長(informationSystem-leader@company.com)

本業務プロセスの内容自体を各部門との調整をし、合意形成の方法を決定する必要が ある為.

プロセスダイアグラム例
digraph obtain_estimate { compound=true; graph [size="10,15",rankdir=LR]; node [shape=box, style=rounded]; edge [color="#444444", labelfloat=true]; //label text float OFF(=true) subgraph clusters{ labeljust=l; label="informationSystem@company.com(情報システム部)"; subgraph clustersp{ labeljust=l; label="informationSystem-person@company.com\n(担当者)"; SPT [label="", shape=circle, width="0.3"]; SPE [label="", shape=circle, width="0.3", style=bold]; SP1 [label="SP1:定例会議",style=dotted]; SP2 [label="SP2:作成\n議事録"]; SP3 [label="SP3:確認\nR結果集約"]; SP4 [label="SP4:会議\n指摘検討",style=dotted]; SP5 [label="SP5:確認\n終了指示"]; SPT -> SP1 [style=dotted]; SP1 -> SP2 [weight=10,style=dotted] ; SP2 -> SP3 [style=invis,weight=10]; SP3 -> SP4 [arrowtail=odiamond,label="指摘有",style=dotted]; SP4 -> SP2 [style=dotted,weight=10]; SP3 -> SPE [arrowtail=rcrowlvee,label="指摘無",weight=10]; SP2 -> SP4 [style=invis,weight=10]; SP5 -> SPE ; {rank=same;SP3,SP4,SP5}; {rank=same;SP1,SP2}; } subgraph clusterl{ labeljust=l; label="informationSystem-leader@company.com\n(部長)\n\n"; L1 [label="L1:承認\n議事録"]; } SP2 -> L1 [tailport=se]; L1 -> SP1 [arrowtail=odiamond,headlabel="否認",tailport=w,headport=s]; SP1 -> L1 [dir=back,style=invis]; L1 -> SP5 [arrowtail=odiamond,taillabel="終了指示"]; } subgraph clusterm{ labeljust=l; label="marketing-person@company.com\n(マーケティング部担当者)"; M1 [label="M1:部内R\n議事録"]; } subgraph clustera{ labeljust=l; label="generalAffairs-person@company.com\n(総務部担当者)"; A1 [label="A1:部内R\n議事録"]; } subgraph clusterg{ labeljust=l; label="generalAcounting-person@company.com\n(経理部担当者)"; G1 [label="G1:部内R\n議事録"]; } subgraph clusterb{ labeljust=l; label="businessDevelopment-person@company.com\n(経営企画室担当者)"; B1 [label="B1:部内R\n議事録"]; } {M1,A1,G1,B1} -> L1 [dir=back,arrowhead=odiamond,headlabel="承認",headport=s,color=blue]; {M1,A1,G1,B1} -> SP3 [headport=w,tailport=n,color=green]; }


 * (注) ダイアグラム中の「R」はレビューを意味する.
 * (注) SP1,SP2 の会議においては各部門担当者が出席.
 * (注) タイマーイベントから起動されるSP1タスクはBPMSでは実現されない. BPMS上ではタイマーイベントにおいてSP2の議事録作成タスクが実行され、作成を促されることになる. 記述中の類似フローとして「SP4」が挙げられる.